Многим из нас приходилось сталкиваться с необходимостью подготовить официальное письмо в адрес крупной компании или предприятия. При этом, как показывает статистика, большинство офисных работников допускают одни и те же ошибки при подготовке официальных писем.
В этой статье я постараюсь указать на основные ошибки, и рассказать об общих принципах написания таких писем.
Чаще всего, официальные письма бывают трех типов:
Прежде всего, необходимо помнить основные принципы:
Теперь о каждом типе письма.
Если вы хотите что-то предложить, прежде всего убедитесь, что эта вещь (или услуга) действительно необходима клиенту. Не стоит отправлять спам, в серьезных компаниях вашего рвения не оценят. Так же, рекламные письма не стоит начинать с фраз «нам известно», «мы знаем» и так далее. Эти фразы натолкнут на резонный вопрос, откуда это вам известно. При оформлении рекламного письма стоит:
Прежде всего, четко уточните для себя, какую именно информацию и в каком виде вы хотели бы получить. Так же, вы должны задать себе вопрос, почему компания-адресат должна вам отвечать.
Письма-запросы должны оформляться в максимально вежливом и уважительном стиле, при этом в письме желательно указывать о полном соблюдении конфиденциальности при необходимости. Если информацию требуется получить в определенной форме, не потрудитесь приложить готовую форму в электронном виде, удобной для редактирования. В этом случае вы значительно облегчите задачу исполнителю и увеличите вероятность получения нужного вам ответа за короткий срок.
Так же в письме укажите контактные данные ответственного человека, которому исполнитель может позвонить и уточнить различные нюансы.
Это письмо требует особо важного и тщательного подхода. Не существует каких-либо шаблонов или образцов, так как каждый случай индивидуален. Однако приведем несколько общих правил:
Примеров написания хороших и качественных деловых писем множество на просторах интернета и перед началом составления собственного, будет не лишним ознакомится с такими примерами.
Комментариев нет. Вы можете стать первым.
Обсуждения временно закрыты
Оставить комментарий